Elektronik ortama taşınan insan kaynakları bilgi sistemleri; e-işe alma / seçme ve yerleştirme, e-öğrenme, gelişim ve değerlendirme, e-performans yönetim sistemleri, e-ücretlendirme ve bordrolama, e-iş ve yetenek profillendirme, e-kariyer yönetimi ve planlaması fonksiyonlarını içerebiliyor.
“e” harfinin bugünkü anlama gelmediği geçmiş günlere gidelim… İş yerine bir eleman alacaksınız. Varsayılan boş pozisyonun iş tanımı elinizde. Gazeteye bu iş için ilan vereceksiniz. Evet bu çok da yorucu değil. Asıl zor kısmı bundan sonra başlıyor. Tercih edilen bir şirketseniz ve tercih edilen bir pozisyon için ilan verdiyseniz, yığınla özgeçmiş mektupları alacaksınız. Hepsini teker teker incelemeli, lise mezunu aramadığınız halde, lise mezunu olup başvuran adayları elemelisiniz.
Kağıt yığınınız ne kadar azaldı? Özgeçmişlerden oluşan kağıt yığınının üstesinden kaç personelle gelirseniz sizin için daha az yorucu veya daha az maliyetli olur? Özgeçmişler arasında tercih yapılırken harcadığınız zamanın şirkete maliyeti nedir?
Aday sayısını epey azalttınız… Kalan adayların test, mülakat gibi aşamaları kaldı. Ama bu aşamaya gelemeyen adaylara teker teker ret cevabı işini kime devrettiniz? En iyisi “e” harfine geri dönüp, bu sıkıntıya bir son vermek.
e-İK Fonksiyonları
Artık firmalar, dijital çağa ayak uydurabilmek için insan kaynakları ile ilgili uygulamaları elektronik ortama aktarıyor. Böylece insan kaynakları işlemlerini elektronik ortamda tek bir tuşla, hızla gerçekleştirebiliyor. Bu sadece zaman tasarrufu değil; aynı zamanda kağıt veya diğer materyallerden de tasarruf ediyoruz.
İşe alım örneği verilebilecek en bilinen örnek. Ülkemizde de bir çok web sitesi, insan kaynağı ile firmalar arasında, işe alım sürecini hızlı ve etkin olarak gerçekleştiriyor. Aradığınız üniversite mezunu ise, işe başvuran lise mezunlarının özgeçmişleri, sizin başvuru havuzunuza gelmeden eleniyor. Böylece siz aradığınız özelliklere yakın adayların özgeçmişlerine ulaşıyorsunuz.
e-İK yani elektronik insan kaynakları, insan kaynakları ile ilgili uygulamaların elektronik ortama aktarılması anlamına geliyor. Yukarıda bahsi geçen e-işe alım, bu uygulamaların en yaygın olanı ve en bilinenidir. e-İK, insan kaynaklarının bir işletmede gerçekleştirdiği tüm fonksiyonlara olanak tanır. Yani dijitalize edilmiş insan kaynakları bilgi sistemleri; e-işe alma / seçme ve yerleştirme, e-öğrenme, gelişim ve değerlendirme, e-performans yönetim sistemleri, e-ücretlendirme ve bordrolama, e-iş ve yetenek profillendirme, e-kariyer yönetimi ve planlaması fonksiyonlarını içerebilir.
e-Performans Değerlendirmeye bakalım. Son dönemde çok popüler olan 360 derece performans değerlendirme, elektronik ortamda uygulanabilen, çok yararlı bir değerlendirme sistemidir. Geleneksel performans değerlendirme uygulamalarında, çalışanlar, kendilerine ulaşan basılı formları doldurarak, gerekli birime geri gönderirler. Birimde toplanan veriler, bilgisayar ortamına aktarılır ve raporlanır. 360 derece performans değerlendirmede, bu zahmetli sürecin otomatize edilmesiyle, katılımcılar sisteme tanıtılarak, uygulama aşamasına hızlıca geçilmiş oluyor. Uygulama baştan sona ‘online’ olarak gerçekleştirildiği için veri eklenmesi, düzeltme gibi çalışmalara gerek duyulmuyor. Bu sayede oldukça büyük organizasyonlarda bile performans değerlendirme çalışmaları son derece hızlı ve verimli olarak gerçekleştirilebiliyor.
Çalışanınıza, bilgiyi, zamandan ve mekandan bağımsız olarak nasıl ulaştırabilirsiniz? E-öğrenme yani e-learning sadece zaman ve mekan sınırı tanımadığı gibi, çalışana uygun içerik ve öğrenme metotlarının geliştirilmesine olanak tanır.
E-İK’nın Getirdikleri, Götürdükleri
Elektronik ortama taşınmış insan kaynakları uygulamaları elbette ki çalışanlara her zaman fayda sağlamayabilir. e-learning’i ele alacak olursak, eğitimciye artık ihtiyaç kalmayacaktır. Eğitim, elektronik ortamda gerçekleşecek, hazırlanmış program ile gerekli testler uygulanacak, sonuçlar kolayca elde edilecektir. Yani E-İK’nın çalışan sayısını azaltması şirketleri olumlu etkilerken, bilgisayar ile yer değiştiren çalışanlar bundan zaman zaman zarar görebilmektedir.
Bu gelişmeler, insan kaynakları departmanlarında sayısal bir küçülmeyi getirirken, bir yandan da daha etkin olmalarını gerektirmektedir. Etkin olmak da insan kaynakları uzmanlarının yetkinliklerinin artması ve bilişim teknolojilerini, sisteme profesyonelce entegre etmeleri ile mümkündür.
Elektronik ortama geçerken örgüt kültürünün payı unutulmamalı ve E-İK süreçleri basamaklandırılmalıdır. Örgüt kültürü, elektronik ortama geçildikten sonra elbette ki eskisi gibi kalmayacaktır. Bu aşamayı bir dönüşüm projesi olarak görmeli ve örgüt kültürü ile uyumu sağlanmadan, elektronik ortama geçilmemelidir.
İnsan Kaynakları departmanının dönüşüm sürecinde sorumluluğu büyüktür. Yeni çalışma ortamını, varolan tüm İK süreçlerini gözden geçirerek hazırlanması gerekecektir.
Bilişim teknolojilerinin hayatımızın bir çok alanını ele geçirdiği günümüzde, halen e-ik uygulamaları olmadan da kurumunuzun yaşamını sürdürüyor olabilirsiniz. Ancak er ya da geç bu bir zorunluluk halini alacaktır. Bu nedenle şimdiden planlanan süreç, ileride sizi bir çok yükten kurtaracaktır. Eğer bu işin altından biz kalkamayız diyorsanız da, bu işleri profesyonel kuruluşlardan “outsource” edin. Teknolojinin getireceği faydaları maksimize etmek için elektronik ortamla tanışın…
