Kat hizmetlerinde executive housekeeper, genel kat yöneticisinin görev ve sorumlulukları nelerdir? Maddeler halinde açıklaması.
Executive Housekeeper
Executive Housekeeper – Gouvernante Genel kat yöneticisi; Otel müdürünün yönetimi altındı, önemli ve büyük bir dairenin başına getirilmiş, otel müdüründen sona gelen önemli bir kişidir. Bütün kat personelini yöneten, bölümünü düzenleyen, ağır ve yorucu çalışmayı gün boyunca sürdüren, genel kat yöneticisinin; sabırlı, işinden iyi anlayan, bilinçli, zaman ve enerjinin değerini bilen bir yönetici olmasının yanında aşağıdaki genel özellikleri de taşıması gereklidir.
Executive Housekeeper – Genel Kat Yöneticisi Görev ve Sorumlulukları
– Orta yaşlı, sağlık durumu iyi, fizikî görünüşü hoş ve tercihan bayan olmalı,
– Enerjik, ciddi ve faal olmalı,
– Belli başlı yabancı dilleri konuşabilmeli, milletlerin örf ve âdetleri hakkında bilgi sahibi olmalı,
– Müşteri psikolojisinden iyi anlamalı ve pratik olmalı,
– Soğuk kanlı, sâkin, sabırlı olmalı, herhangi bir olay karşısında telaşa kapılmamalı,
– Bir olay karşısında yerinde ve çabuk karar vererek, sonuca ulaşmalı,
– Kat personelini idare edebilecek teknik bilgiye sahip olmalıdır.
Genel kat yöneticisinin bu özellikleri yanında şu görevleri vardır:
– Kat personelinin haftalık ve yıllık izinlerini düzenlemek,
– Kat personelinin sağlık, yemek ve diğer ihtiyaçlarıyle ilgilenmek,
– Kat personelinin işe geliş ve gidişlerini kontrol etmek, fazla mesâilerini işlemek,
– Daireyi teşkilâtlandırmak,
– Dairede yapılan işe nezaret ve teftiş etmek,
– Otelin dekorasyon, tertip ve düzenleme işlerini yürütmek,
– Temizlik araç ve gereçlerini satın almak, depolamak ve dağıtımım yapmak,
– Otel için gerekli olan havlu, çarşaf, battaniye v.s. gibi eşyaları satm almak, bunları yerli yerinde ve temiz olarak kullanılmasını sağlamak,
– Çamaşırhaneyi kontrol ederek çamaşırların, iyi yıkanıp, zamanında ütülenmesini, çamaşırların sağlığa uygun şekilde stok edilmesini sağlamak,
– Kat hizmetleri bölümüne yeni personel almak ve işten çıkarmak,
– Yeni alınan personeli eğitip yetiştirmek,
– Günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma programı hazırlamak.
Genel kat yöneticisi, görevlerini iyi anlayıp benimsediğinde, işlerinin daha kolay ve plânlı yürüyeceğini bilmelidir. Bu sebeple, görevlerinden önemli bir kısmına açıklık kazandırmakta yarar vardır.
Kat personelinin haftalık ve yıllık izinlerini düzenlemek:
Otel, diğer kuruluşlarda olduğu gibi günde sekiz saat çalışıp geri kalan zamanda, kapalı değildir. Günün 24 saati, yılın 365 günü hizmete açıktır. Bu sebeple personel, sürekli iş başındadır. Personelin kanuni haftalık ve yılık izin haklarını kullanmaları bir plân – program dahilinde yürütülerek işlerin aksaması önlenir. Genel kat yöneticisi, otel müdürünün başkanlığında personelin izinlerini, bir çizelge halinde hazırlayarak duyuru yapar.
Haftalık izin çizelgesine bakıldığında oda görevlisinin numaralandırılmış olduğu görülür. İki oda görevlisi de izinli olanların yerini doldurarak işin aksamasını önlemiş olurlar.
Kat personelinin işe geliş ve gidişlerini kontrol etmek ve fazla mesâilerini işlemek:
Genel kat yöneticisi, personelini iyi disipline edebilmesi için, personelden önce, kendisi görev başında bulunmaya özen göstermelidir, personelinin kaçta iş başı yaptığını, geliş gidişlerinde nasıl hareket ettiğini gözleyemeyen yöneticinin, başarılı olması düşünülemez. İyi bir yönetici, personelinin çalışma saatleri süresince nasıl bir davranış içerisinde olduklarını bilen, fazla mesâileri zamanında rapor eden, uygulayan kişidir.
Otelin dekorasyon, tertip ve düzenleme işlerini yürütmek:
Genel kat yöneticisi, dekorasyon konusunda derin bilgiye sahip olmalıdır. Otelde, bazı eşyalar zaman zaman değişiklik, tamir gibi işler gerektirir. Yeni alınacak bir eşyanın, oda düzenine uyacak biçimde alınması, renk ve şekillerinin dikkatli seçilmesi, genel kat yöneticisinin bilgisi ile mümkün olacaktır.
Genel kat yönetcisinin temizlik, tertip ve düzenleme zevki, odalarda, koridorlarda, merdivenlerde, personel odalarında, servis ve çamaşır odalarında; her yerde ve bütün bunlar kadar, hatta daha da fazla banyo ve tuvaletlerde kendini göstermelidir.
Temizlik araç ve gereçlerini satın almak, depolamak dağıtımını yapmak:
Kat hizmetlerinde kullanılacak çeşitli temizlik araç ve gereçlerinin satın alınması, depolanması ve amacına uygun olarak dağıtımının yapılması işi, genel kat yöneticisinin oldukça zamanını alan görevlerinden biridir. Satın alma işlerini yılın belirli aylarına göre plânlayarak yapmalı, toptan ve denenmiş, yararlı olacak malları almaya dikkat etmelidir. Piyasaya sürülen modern araçları almadan önce, o aracı kullanan otel – motel ve benzeri işletmeleri taramalı, kullananlardan fikir alıp, ona göre hareket etmelidir.
Denemesi yapılmamış pahalı araçları almak, sakıncalı sonuçlar doğurabilir. Araç ve gereçleri depolamak, çok titizlik isteyen önemli işleri arasındadır. Dağıtım işlerini, günün veya haftanın belirli günlerinde yaparak düzenli hareket etmelidir.
Otel için gerekli olan havlu, çarşaf ve battaniye gibi eşyaları satın almak:
Genel kat yöneticisi, kat hizmetleri ve diğer bölümlerin ihtiyacı olan mefruşat, çamaşır gibi eşyaların satın alınmasında bölüm şeflerinin fikirlerini alarak hareket etmelidir. Eğer otelde kullanılan temel araçlarla birlikte çarşaf, battaniye, tül perde ve benzerleri arasında dayanıklılığı ile tanınmış mallar varsa, yeni satın almada bunu göz önünde bulundurmalıdır. Hiç bir zaman ucuz diye tanınmayan, otel tarafından denenmemiş malı, alma yönüne gitmemelidir.
Çamaşırhaneyi kontrol etmek, çamaşırların iyi yıkanıp zamanında ütülenmesini sağlamak:
Çamaşırhane, genel kat yöneticisinin denetiminde faaliyetini sürdüren önemi bir bölümdür. Genel kat yöneticisinin günlük programı içinde çamaşırhaneyi denetleme işi de yer almaktadır. Zamanının belli bir kısmını, çamaşırhaneyi kontrol ve denetimi alır. Çamaşırhanenin zamanında ve iyi denetlenmemesi halinde eşyaların kaybolmasma, yırtılıp eskimesine eskiyenlerin yerine yenilerinin alınması gibi lüzumsuz masraflara yol açacaktır.
İyi bir genel kat yöneticisi yatak örtüleri, perdeler, koltuk, kanepe yüzleri ve halılar konusunda, çeşitli döşemelik kumaş tiplerini ve bunların temizlik ve bakımlarının nasıl yapılacağını iyi bilmelidir.
Kat hizmetleri bölümüne yeni personel almak, işten çıkarmak:
Personel alma veya işten çıkarma görevini üstlenmeden önce genel kat yöneticisi bu konuda deneyimli olmalıdır. Yeni alınan personelin işe uygun olması önemli bir konudur. Genel kat yöneticisi, karakterler, çalışma yeteneği, hatta becerisi az olan işçi adayının yetiştirilmesi için harcanacak zaman ve gayretin, boşa gidip gitmeyeceği hakkında sağlam doğru kararlar vermeye alışmış olmalıdır.
Personelin işine son vermek:
Bir otelin şöhretini gölgeleyen zararlı bazı yüz kızartıcı suç ve kusurlar vardır. Ahlâksızlık, sarhoşluk, hırsızlık v.b. gibi. Bu gibi suçlar, otelin içinde işlendiği zaman suçu işleyen personelin/işine son vermek gerekir.
Genel kat yöneticisi, böyle bir kimsenin işine son verme kararını, öfkeli ve sinirli olduğu zamanlarda uygulamamalıdır.
Bazı otel personeli arasında iyi ve düzenli çalışanları çekememenin sonucu, devamlı şikâyetle yıpratılmak istenir. Genel kat yöneticisi böyle durumlarda, çok uyanık ve kararlı hareket etmeli haklıyı ayırt edebilmelidir.
Günlük, haftalık, aylık ve yıllık program hazırlamak; Genel kat yöneticisinin çalışma hayatını verimli kılan ve düzenleyen iki önemli unsur, takvim ve saattir. Günlük, haftalık ve aylık programlar bu iki unsur içerisinde yer alır. Ayrıca, beklenmedik olaylara zaman ayırabilmek, düzenli programlarla mümkündür.
Günlük Görevleri
Genelde sabah saatleri bir otel için, en yüklü saatlerdir. Sabah için ön hazırlıklar tamamlandıktan sonra, genel kat yöneticisi kendisi için önemli bulduğu konuları öne alarak, aşağıdaki çalışmaları programlamalıdır:
– Otel müdürleri, diğer bölüm şefleri ve dekorasyon ustaları ile toplantı yapmak,
– Bölümlerini denetlemek,
– Sekreterine, kayıtlar, zaman çizelgeleri, yazılacak mektuplar v.s. için gerekli direktifi vermek,
– Öğle tatiline gidip – gelen personeli kontrol etmek. (Büyük Otellerde bu işi kat idarecileri veya bölüm şefleri yapar.)
– Oda görevlilerinin öğleden sonra çalışma programları bittikçe, gelen raporları incelemek,
– Ön büroya, odaların durumu, tamirat ve bakım servisine, yapılacak tamirler hakkında bilgi vermek,
– Kayıp ve bulunmuş eşya ile ilgili bilgileri, ön büroya sunmak,
– Tamir ve düzenlemesi devam eden odalar hakkındaki bilgileri ön büroya detaylı olarak bildirmek.
Genel kat yönetici yukarıdaki işleri plânlayıp yürütürken, zaman ve enerjisini çok iyi kullandığı takdirde, uzun yıllar görevini aynı anlayış ve titizle yürütebilir.
