İş Yerinde Verimli Toplantı Geçirmek İçin Üç Altın Kural

0
Advertisement

“Toplantı yapmaktan iş yapamaz olduk” diyenlerden misiniz? Yoksa toplantıların yararlı birer tartışma platformu olduğunu düşünenlerden mi?

Ofis Çalışanları

Toplantılar projelerin organize edildiği, bilgilerin toplandığı ve ilişkilerin geliştirildiği bir tartışma ortamıdır. Verimli ve eğlenceli olabileceği gibi kimi zaman vakit kaybı da olabilir. Bu, katılanların iletişimine ve toplantıya katılımına bağlı olarak değişir. Birbirinden farklı iletişim biçimleri toplantılarda bir yerlere varma hedefini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenle kişilerin çalışma şekli, düşünme tarzları, karakter yapıları hatta cinsiyet farkları bile toplantıların seyri için belirleyici etkenlerdir.

Çekingen bir kişinin doğru olduğundan emin olduğu bir fikri bile dile getirmemesi, söyleyeceklerine başkalarının tepki göstereceklerini düşünmesi ya da sürekli bir kişinin sazı eline alıp tüm toplantı boyunca kendi fikirlerini beyan etmesi toplantılarda sık görünen davranış şekilleridir. Bir de toplantılarda olanca cesaretinizi toplayıp fikrinizi beyan etmeye kalktığınızda durmadan sözünüzü kesenler vardır.

Söz kesmek çok yanlış bir şey değildir. Dünyada bazı kültürlerde, karşıdakinin sözünü keserek konuşmadığınızda diyalogda bir sorun olduğu düşünülür. Ancak söz kesmeler diğerlerinin kendilerini ifade etmelerini engellediğinde ve sağlıklı bir iletişime parazit karıştırmaya başladığı zaman ortaya sorunlar çıkar. Doğru olan, toplantıyı yöneten kişinin diğer herkesin konuşmaya etkin olarak girmesine fırsat vermesidir. Birbirinin sözünü kontrolsüz bir şekilde keserek, uğultu şeklinde konuşulmaya çalışılan bir ortamda her insan toplantıya kendini veremez; bu nedenle de toplantılar verimli olamaz.

Advertisement

Gürültü ve uğultudan uzak, katılımcıların önündeki not kağıtlarına ne olduğu belli olmayan şekiller çiziktirdiği bir toplantı yerine verimli bir fikir tartışma ortamı yaratmak aslında çok da zor değil. Bunun için akılda tutulması gereken üç temel strateji var:

Ofis Çalışanları

1. Herkese Katılması İçin Şans Verin

Toplantıyı yöneten kişi bir gündem belirlemeli ve katılan herkese konuşması için belirli bir süre hakkı vermeli. Gündem toplantı gününden önce herkese dağıtılmış olmalı. Bunun iki yararı vardır: İlki, konuşmaktan çekinenler belirlenen konu üzerinde kendi fikirlerini açıkça dile getirebilecekleri rahat bir ortam kazanır ve herkesin konuşacağı toplantıya hazırlık yaparak kendi fikirlerini sunar. Ayrıca konuşma konusundaki gerginliklerini atıp, grup içi tartışmalara etkin biçimde katılmanın pratiğini yapmış olurlar. İkincisi de, toplantının yapısı oluşmuş olur ve söz keserek konuşmayı adet edinmiş kişiler diğerlerinin konuşma süreleri boyunca sessiz kalarak saygı göstermek zorunda kalırlar.

2. Herkes Üstüne Düşeni Yapmalı

Toplantının moderatörü katılımcıları, kendi iletişim biçimlerini toplantının verimini artıracak şekilde ayarlamaları konusunda, kendilerinden sorumlu kılmalıdır. Konuşmaya çekinen katılımcıların, konuşmadıkları sürece düşüncelerini aktaramayacaklarını anlaması gerekir. Aynı şekilde konuşmaktan çekinmeyen ancak söz kesmeye elverişli katılımcılarda kendilerine çeki düzen vermeli ve diğerlerine şans tanımalıdır. Sorumluluğu onlara verdiğinizde bu konuda gelişme kat etmek zorunda kalacaklardır.
Toplantılarda önemli bir sorun da bazı kişilerin toplantılara tamamen hazırlıksız gelmeleridir. Elbette her toplantıda yaratıcı fikirler havada uçuşacak diye bir kural yoktur ancak belli bir çerçevede hazırlık yaptığını anlamak için kişinin sadece yaratıcı fikirler ileri sürmesine de gerek yok. Yukarıda gündem belirlemenin bunu engelleyeceğini söylemiştik. Ancak buna rağmen yine de toplantıya hazırlıksız gelenler toplantıların seyrini yavaşlatırlar. Belki ilkinde değil ancak bu davranışlar süreklilik gösterdiği takdirde toplantıya hazırlıksız gelenlerden tempoyu yavaşlatmamaları için toplantıya katılmamasını isteyebilirsiniz.

Advertisement
3. Verimli Tartışma İçin Uygun Ortam Yaratılmalı

Son olarak, söz kesilmesini ve aynı anda konuşmaları engellemek için yeni yollar yaratmaya çalışın. Örneğin sürekli konuşmalar bölünüyorsa, konuşmalara müdahale eden, söz kesen herkese para cezası vermeyi grupça kararlaştırabilirsiniz. Böylece bunu alışkanlık haline getirmiş olanlar kendilerini frenlemeyi öğrenecektir.

Verimli toplantılar için temel nokta sizin kendi fikirleriniz, kişiliğiniz ve kültürünüzle çalışmak zorunda olmanızdır. Yani onları başkalarıyla paylaşmaktan çekinmeyin. Hiçbir zaman tek bir doğru cevap bulunamaz. Ancak belli bir hedef üzerinde ilerlemeye çalışırsanız, yaratıcı çözümlerle sorunların üstesinden gelebilirsiniz. Herkesin birbirini duyabildiği, yüksek katılımın sağlandığı, rahat, verimli ve amaca yönelik bir çalışma yaparsanız, stratejiler geliştirip verimi ve diyaloğu artırmaya çalışırsanız her şey çok daha iyi olacaktır.


Leave A Reply