Arşiv memur nedir? Ne iş yapar? Hangi eğitimleri almıştır? Hangi özelliklere sahip olması gerekmektedir? Arşiv memurluğu mesleği ile ilgili tüm bilgiler burada…
Arşiv memuru, bir kurum veya kuruluşta arşivleme işlemlerini yürüten kişidir. Arşiv memuru, belgelerin düzenlenmesi, sınıflandırılması, korunması ve arşivlenmesi gibi görevleri yerine getirir. Ayrıca arşivdeki belgelere erişimi sağlamak, arşivleme sisteminin güncel ve düzenli olmasını sağlamak, belgelerin kayıt altına alınmasını ve arşivdeki envanterin güncellenmesini yapmak da arşiv memurunun sorumlulukları arasındadır. Arşiv memurları, arşivleme yöntemleri, bilgisayar tabanlı arşivleme sistemleri ve arşivleme hukuku gibi konularda bilgi sahibi olurlar.
Arşiv Memuru Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Arşiv memuru, bir kurumda veya kuruluşta arşivleme işlemlerinden sorumlu olan kişidir. Aşağıda arşiv memurunun genel olarak yaptığı işler ve görevleri bulunmaktadır:
- Belgelerin Düzenlenmesi: Arşiv memuru, gelen belgeleri alır ve bunları düzenli bir şekilde sınıflandırır. Belgelerin türlerine, konularına veya diğer belirlenmiş kriterlere göre etiketlenmesi ve kataloglanması gibi işlemleri yapar.
- Belgelerin Saklanması ve Korunması: Arşiv memuru, belgelerin doğru bir şekilde saklanmasını sağlar. Belgelerin zarar görmesini önlemek için uygun ortamlarda depolanmasını ve gerektiğinde koruyucu önlemlerin alınmasını sağlar. Ayrıca arşivdeki belgelerin güvenliğini de sağlar.
- Arşivleme Yöntemlerinin Uygulanması: Arşiv memuru, arşivleme yöntemlerini uygular. Bu yöntemler arasında fiziksel arşivleme (dosya dolapları, raflar vb.) veya dijital arşivleme (elektronik arşivleme sistemleri) yer alabilir. Belgelerin doğru şekilde etiketlenmesi, düzenlenmesi ve erişiminin kolaylaştırılması amacıyla uygun yöntemler kullanılır.
- Belgelerin Erişimi: Arşiv memuru, belgelerin arşivden talep edilmesi durumunda erişimini sağlar. Talep edilen belgelerin bulunması, doğru belgeyi bulmayı kolaylaştırmak için indekslerin kullanılması ve gerekli izinleri sağlamak gibi görevleri yerine getirir.
- Arşiv Düzeninin Korunması: Arşiv memuru, arşiv düzeninin sürekli olarak korunmasını sağlar. Arşivdeki belgelerin güncellenmesi, yeni belgelerin eklenmesi veya eski belgelerin arşivden çıkarılması gibi işlemleri düzenli olarak yapar. Arşiv envanterinin güncel ve doğru olmasını sağlar.
- Arşivleme Politikalarının Uygulanması: Arşiv memuru, kurumun arşivleme politikalarının uygulanmasından sorumludur. Kurumun belirlenen arşivleme standartlarını takip eder ve yasal gereklilikleri yerine getirir.
- Arşivleme İşlemlerinin Dokümantasyonu: Arşiv memuru, arşivleme işlemlerini belgeleyerek kayıt altına alır. Hangi belgelerin arşivlendiği, ne zaman arşivlendiği, erişilen belgelerin kaydı gibi bilgileri düzenli olarak kaydeder.
Bu görevler arşiv memurlarının genel görev tanımları içerisinde yer almaktadır.
Arşiv Memurunda Olması Gereken Özellikler
Arşiv memuru pozisyonunda çalışmak için aşağıdaki özelliklere sahip olmak faydalı olabilir:
- Düzen ve Organizasyon Yeteneği: Arşiv memuru, belgeleri düzenlemek, sınıflandırmak ve arşivlemek için düzenli ve sistemli bir yaklaşım gerektirir. Belgelerin doğru şekilde saklanması ve erişiminin kolaylaştırılması için düzen ve organizasyon yeteneği önemlidir.
- Detay Odaklılık: Arşiv memuru, belgeler arasında doğru şekilde ayrım yapabilmeli ve detaylara dikkat etmelidir. Belgelerin doğru etiketlenmesi, kataloglanması ve numaralandırılması gibi işlemlerde hassas olmalıdır.
- Teknolojiye Hakimiyet: Günümüzde arşivleme süreçleri birçok dijital araç ve sistem üzerinde yürütülmektedir. Bu nedenle, arşiv memurunun bilgisayar ve diğer teknolojik araçlara hakimiyeti olması, elektronik arşivleme sistemlerini kullanabilmesi önemlidir.
- İletişim Becerileri: Arşiv memuru, talep edilen belgelerin araştırılması ve erişiminin sağlanması için etkili iletişim becerilerine sahip olmalıdır. İstenilen belgeler hakkında doğru bilgi aktarımı yapabilmeli ve gerektiğinde kurum içindeki ilgili kişilerle iletişim kurabilmelidir.
- Güvenilirlik ve Gizlilik: Arşiv memuru, arşivdeki belgelerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamakla sorumludur. Belgelerin izinsiz erişime karşı korunması ve gizlilik politikalarına uyulması gerekmektedir. Bu nedenle güvenilirlik ve gizlilik konularında dikkatli ve sorumluluk sahibi olmak önemlidir.
- Araştırma Yeteneği: Arşiv memuru, talep edilen belgelerin bulunması için araştırma yapmalıdır. Belgelerin doğru yerini tespit etmek ve arşiv içindeki ilişkileri anlamak için araştırma yeteneği gelişmiş olmalıdır.
- Stres Yönetimi: Arşiv memuru, yoğun iş yükü altında çalışabilir ve zaman zaman taleplerle karşılaşabilir. Bu nedenle stres yönetimi becerisi önemlidir. Sıralama ve önceliklendirme yapabilme yeteneği, verimliliği artırır ve işlerin zamanında tamamlanmasını sağlar.
Elbette bu özellikler genel bir liste olup, kurumun ihtiyaçları ve beklentileri doğrultusunda değişebilir.
